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[超カンタン] メール作成フォーマット「感謝の言葉にPDF」

1日にどのくらいのメールを費やしていますか??

多い人だと、1日に1時間もメール作成に時間を費やしているそうです。

実際に、社会人の方に聞いてみると、、、
メールを書くたびに、文章の構成を毎回考えているため、多くの時間を費やしてしまっているようです。

 

そこで、今日は、誰でも簡単に「簡潔で分かり易いメール」を作成できるフォーマット「感謝のPDF」をご紹介します。

 

このページから得られるメリット
・メールのフォーマットを学べる
・仕事上でメールに費やす時間を短くできる
・空いた時間で他の業務に時間を費やすことができる

 

[超カンタン]メール作成フォーマット「感謝の言葉にPDF」

 

「感謝の言葉にPDF」とは、

「感謝の言葉にPDF」とは、書籍「考える技術、書く技術」で紹介されているメール作成のフォーマットです。このフォーマットを利用することで、誰でも簡単に「簡潔で分かり易い」メールを作成することができます。

 

早速、「感謝の言葉にPDF」をみていきましょう。

 

大きく、4つのパートから構成されています。

 

① 感謝を伝える

② Purpose statement 主メッセージ

③  Detail 詳細

④ Follow-Through 今後のアクション

 

この4つのステップに従うだけで、受け手が見やすくて、簡潔なメールを書くことができます。

 

 

「感謝の言葉にPDF」の概要が分かったところで、つぎに例と一緒にみていきましょう。

「感謝の言葉にPDF」の使用例

 

ここからは、「感謝の言葉にPDF」を使って、実際にメールを作成していきます。
状況は以下のとおりです。

 

状況

大学4年生(送り手)が就職活動の2次面接の日程変更を人事(読み手)に伝える

 

①感謝を伝える

先日はお忙しいところ1次面接の機会を設けて頂き、誠にありがとうございました。
~様のお仕事への熱が伝わってきて、貴社への志望度がより一層高くなりました。

②Purpose 主メッセージ

この度は、2次面接の日程の変更をしたくご連絡さしあげました。

③Detail 詳細

私事で大変恐縮ですが、先日の面接の際に決定した2次面接の日程を変更して頂けないでしょうか。
理由としましては、大学卒業に出席が欠かせないゼミの卒論発表会と重なってしまったためです。私のスケジュール管理能力不足によるご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

もし2次面接の日程変更が可能でしたら、下記に都合のつく日程を3つお送りしましたので、ご都合の良い時間を教えて頂きたいです。

日程候補
・~月~日・~月~日・~月~日

④Follow-Through 今後のアクション

私のスケジュール管理能力不足によるご迷惑をおかけしたことを度謝罪申し上げます。お忙しいところ大変恐縮ですが、~日までにお返事を頂けると幸いです。どうぞよろしくお願い申し上げます。

 

 

このように、「感謝の言葉にPDF」の4つのステップに沿って書くことで、読み手も分かり易く、また書き手の作成にあてる時間の短縮になります。

 

「感謝の言葉にPDF」のポイント

 

メールをはじめコミュニケーションすべてにおいて、「良し悪しを決めるのは相手」です。

いくら文章が丁寧で分かり易くても、読み手が欲している情報でないと、ただの自己満足に終わってしまいます。

ですので、メールを書く際は、相手が何を求めているのかを把握する事が大切です。
そこで、相手が求めていることを把握できるツール「OPQ分析」をこちらのページでまとめているので、そちらもぜひ参考にしてみてください。

[超カンタン] 相手が求めている情報が手に取るようにわかる「OPQ分析」「相手の立場に立って物事を考えろ」 誰しも1度は耳にしたことがあると思います。 実際に、僕も長期インターンでコピーライターをして...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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